Concepto de WorkflowLos sistemas de Workflow (Flujos de Trabajo) sirven para automatizar procesos administrativos en los cuales se involucran distintas etapas, atendidas por distintas personas que realizan tareas específicas. Lo anterior no es restrictivo, por lo tanto, es deseable que los sistemas de Workflow puedan manejar tareas 100% automáticas en las que se realicen acciones con base en valores pre-definidos o en datos leídos directamente en otras aplicaciones informáticas. Los sistemas de Workflow siempre deben estar en línea, por lo que deberán ser instalados en un servidor central que controle cada una de las tareas que se realizan en los diferentes procesos, o en su defecto, instalados en servidores distribuidos que estén 100% sincronizados, esto con la finalidad de que no existan varias versiones, ni múltiples interpretaciones de los datos generados por el sistema. Un sistema corporativo de Workflow también debe cubrir con el requerimiento de interoperar con otras aplicaciones informáticas, tanto para importar como para exportar datos. Como es de esperarse la mejor forma de visualizar un flujo de trabajo es mediante un diagrama de flujo, por lo tanto un sistema corporativo de Workflow debe contar con una aplicación de diseño gráfico de flujos amigable y sencilla. En la actualidad, las interfaces Web se han convertido en la forma más sencilla de presentar aplicaciones informáticas, por lo cual los sistemas de Workflow, no pueden ser la excepción. Los procesos administrativos que comúnmente se automatizan y monitorean con un sistema de Workflow son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias y sistemas de control de gestión. Ejemplos de Sistemas de WorkflowDos soluciones de Workflow muy robustas y reconocidas en el mercado son OnBase y LiquidOffice. Cuando el proceso requiere la incorporación de documentos digitales para dar soporte a las transacciones, o más aún, cuando los documentos son parte esencial del proceso, y por lo tanto, se requiere restringir su edición y/o consulta a ciertos usuarios. Cuando se busca que el mismo sistema de Workflow administre toda la información corporativa, sin importar su fuente de generación. Cuando se requiere un software a nivel corporativo que resuelva múltiples necesidades puntuales para cada área o departamento. Cuando la solución es requerida por organizaciones privadas y públicas desde pequeñas hasta grandes.
  Cuando los procesos requieren ser automatizados directamente por el área usuaria, y por lo tanto, se busca que personas sin conocimientos especializados de sistemas, sean los administradores y diseñadores de los procesos administrativos. Cuando lo más importante es el control de las transacciones, y por lo tanto, mediante el uso de formularios electrónicos, llenados por los encargados de las distintas etapas, se tenga un control total del proceso administrativo. Cuando los tiempos límite de implementación son demasiado cortos. Cuando la solución es requerida por grandes empresas y gobierno.
  |
